Da un punto di vista generale, quando si decide di organizzare un evento è opportuno tenere conto di una serie di fattori per fare in modo che l’evento che si intende organizzare abbia un buon esito e che raccolga un numero interessante di riscontri.
Organizzare eventi a Roma: come si fa?
La formula, sostanzialmente, è semplice. Innanzitutto bisogna capire qual è il tema dell’evento in programma: che si tratti di una serata culturale che abbia come tema principale quello dei libri, o che si tratti di teatro o di un semplice aperitivo, bisogna sapere bene cosa si vuole organizzare, al fine di essere accattivanti e di attirare un pubblico più vasto. Esistono numerosi metodi per rendere accattivante un evento:
- sfruttare i canali social: in un mondo dove tutto ruota intorno ad essi, può essere un’ottima vetrina servirsi dei propri social media come Instagram o Facebook per sponsorizzare il proprio evento. Se si è in grado di servirsi di questi mezzi, l’effetto avrà una risonanza non indifferente: le continue condivisioni, infatti, creeranno una connessione invisibile che porterà moltissime persone alla conoscenza dell’evento programmato;
- il buon vecchio volantinaggio: sebbene la prima impressione suggerisca un metodo antico, il volantinaggio è in realtà un metodo ancora oggi ampiamente utilizzato, soprattutto in ambito universitario e scolastico: in sintesi, appostarsi alle uscite dei ragazzi con dei volantini è una buona idea; si raccomanda, ovviamente, l’uso di una grafica accattivante e giovanile. Evitare quindi di perdersi in chiacchiere: lo scopo principale di un volantino è quello di mandare un messaggio breve ma diretto. Con un piccolo investimento, basteranno una decina di euro, si avranno tanti volantini caldi e fumanti da distribuire. Il contatto faccia a faccia inoltre sarà fondamentale: se ci si dimostra espansivi, si avranno più probabilità di avere un’affluenza positiva al proprio evento. Roma, poi, pullula di eventi culturali, scuole, università, biblioteche. Scegliere quindi il luogo più congeniale al tipo di evento che abbiamo in mente, e andarci di persona se l’approccio social non sortisce l’effetto desiderato. Quantomeno, ci si farà conoscere dal pubblico;
- budget dell’evento: i soldi, purtroppo o per fortuna, costituiscono una base fondamentale da cui partire. Tuttavia, è possibile tirare un sospiro di sollievo: la necessità di disporre o meno di ingenti capitali, infatti, dipende più che altro dalla tipologia di evento in programma. Ciò significa che se si ha in mente di organizzare una serata a tema balli di gruppo, si dovrà avere come minimo la possibilità di contattare un deejay e di predisporre un’attrezzatura adeguata affinché possa svolgere il suo lavoro; contrariamente, invece, qualora si scegliesse una serata culturale, sarà necessario darsi appuntamento in una sala di lettura o a casa di qualcuno e disquisire di un libro o di un film appena uscito. Non dovrebbero mancare, tuttavia, beni di prima necessità per far sì che l’evento attiri un pochino, come per esempio bibite, snack vari e un po’ di musica dopo aver parlato. Con una spesa di pochi euro, quindi, si può ottenere un evento di qualità;
- se possibile, è bene che si contatti un videomaker o un fotografo: in tal modo non solo, attraverso la famosa fotoricordo, si renderà l’evento indelebile, ma la foto potrà anche essere utilizzata sui propri account social per poter attirare più gente la volta successiva.
In definitiva non esiste una regola precisa per far sì che un evento abbia successo. Sicuramente organizzare un evento efficace a Roma costituisce un valore aggiunto: grazie al fascino della Capitale, dei tanti luoghi ricchi di storia e della possibilità di organizzare eventi nella splendida cornice della città capitolina, qualsiasi tipo di festa avrà sicuramente un importante riscontro.
Servirsi dei mezzi che la tecnologia mette a disposizione oggi è solo una piccola parte: l’importante è dimostrarsi sempre gentili ed accomodanti. In tal modo non solo l’evento andrà bene, ma si guadagnerà anche una notorietà che spingerà il pubblico a ritornare.